Politique de réclamation et de protection des lanceurs d’alerte

1. Objet

ODETEC SAS (« ODETEC ») s’engage à exercer ses activités avec intégrité, transparence et responsabilité. La présente politique décrit la manière dont les parties prenantes internes et externes peuvent formuler une réclamation, une plainte ou un signalement concernant ODETEC et ses activités, ainsi que la manière dont ces signalements sont examinés, traités et résolus.

ODETEC interdit toute mesure de représailles à l’encontre d’une personne qui effectue un signalement de bonne foi, participe à une enquête ou aide une autre personne à utiliser ce dispositif.

2. Champ d’application

Le dispositif est ouvert à l’ensemble des parties prenantes internes et externes, notamment :

• salariés (CDI, CDD, intérimaires, alternants et stagiaires)

• clients et donneurs d’ordre

• fournisseurs, sous-traitants et prestataires

• partenaires commerciaux

• communautés locales et parties prenantes des projets

• membres du grand public

3. Mécanisme de réclamation / plainte

3.1 Sujets pouvant être signalés

Une réclamation peut être recevable lorsqu’elle concerne ODETEC, ses activités, ses projets, ses collaborateurs agissant dans un cadre professionnel ou ses relations d’affaires. Elle peut notamment porter sur :

• fraude, corruption, pots-de-vin, conflits d’intérêts ou autre manquement éthique

• atteintes aux droits humains, discrimination, harcèlement ou comportement abusif

• atteintes à l’environnement, pollution, impacts sur la biodiversité ou pratiques non durables liées aux activités d’ODETEC

• pratiques de travail dangereuses ou illégales

• non-respect des lois, règlements, politiques ODETEC, codes de conduite ou obligations contractuelles

• préoccupations concernant un fournisseur, sous-traitant, client ou partenaire lorsqu’ODETEC peut être directement liée au sujet par une relation d’affaires

Les demandes sans lien avec ODETEC ou ses activités, manifestement abusives ou manifestement infondées peuvent être écartées. Lorsque les coordonnées du déclarant sont disponibles, ODETEC explique la raison de la non-recevabilité.

3.2 Modalités de signalement (canal interne)

Toute réclamation ou alerte peut être adressée par courriel à gerance@odetec.fr avec l’objet « Confidentiel – Réclamation / Alerte ». Le message doit, dans la mesure du possible, décrire les faits, les dates, les personnes ou entités concernées, le lieu et les éléments justificatifs disponibles.

Le déclarant peut demander la confidentialité et limiter les informations personnelles communiquées. ODETEC limite l’accès aux informations d’identification aux seules personnes qui en ont besoin pour traiter le dossier, dans le respect du droit applicable. Les signalements anonymes sont acceptés et instruits dans la mesure où les éléments transmis le permettent. Un formulaire web dédié permettant le signalement anonyme sera mis en place sur le site internet d’ODETEC ; dans l’attente, l’adresse de contact ci-dessus peut être utilisée sans révéler son identité.

Lorsque le signalement met en cause un membre de la gérance, de la direction ou du COMEX, le déclarant peut s’adresser directement au référent alerte désigné par ODETEC : [nom / fonction / adresse dédiée à compléter]. Ce référent instruit le dossier sans que la personne mise en cause n’y ait accès ni ne participe à la décision.

3.3 Signalement externe

Conformément à la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 dite « Sapin II », modifiée par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022, toute personne peut, sans avoir utilisé préalablement le canal interne, adresser un signalement externe au Défenseur des droits, qui l’oriente vers l’autorité la mieux à même d’en connaître, à l’une des autorités compétentes désignées par le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 modifié, à l’autorité judiciaire ou à une institution, un organe ou un organisme de l’Union européenne compétent. Le canal interne demeure la voie encouragée lorsque le traitement du signalement en interne est possible et que le déclarant n’encourt pas de risque de représailles.

4. Processus de traitement

ÉtapeDélai cibleTraitement1. Accusé de réceptionSous 3 jours ouvrésAccusé de réception, sauf en l’absence de coordonnées.2. Analyse initiale et recevabilitéSous 10 jours ouvrésVérification du champ de la politique, des éventuels conflits d’intérêts et désignation d’un responsable de dossier.3. EnquêteEn principe sous 30 jours calendairesEnquête impartiale et proportionnée. Un point d’avancement est communiqué au moins tous les 10 jours ouvrés lorsque cela est possible et ne compromet pas l’enquête ou une obligation légale.4. Résolution et clôtureSelon la complexitéInformation sur l’issue et, le cas échéant, sur les mesures correctives ou réparatrices. Justification en cas de non-recevabilité.

4.1 Résolution et mesures correctives

Lorsqu’une réclamation est fondée, ODETEC recherche une réponse proportionnée : actions correctives, modification des procédures, contrôles renforcés, formation, mesures contractuelles, réparation, saisine de la direction ou d’une autorité compétente lorsque cela est requis.

4.2 Responsabilités et indépendance

Un responsable est désigné pour chaque dossier recevable. Les dossiers sensibles sont portés à la connaissance de la direction. ODETEC peut faire appel à un tiers indépendant lorsqu’une expertise ou une indépendance particulière est nécessaire. Une personne directement mise en cause ne peut pas décider de l’issue du dossier.

4.3 Préoccupations concernant des tiers

Lorsqu’un manquement établi concerne un fournisseur, sous-traitant, client ou partenaire, ODETEC peut demander des mesures correctives, renforcer les contrôles contractuels, suspendre ou mettre fin à la relation, exclure le tiers de futures collaborations ou saisir les autorités compétentes.

5. Protection des lanceurs d’alerte

5.1 Interdiction des représailles

ODETEC interdit strictement toute représaille à l’encontre d’une personne ayant effectué un signalement de bonne foi, participé à une enquête ou aidé une autre partie prenante, que le signalement soit finalement confirmé ou non. Cette protection s’étend aux facilitateurs ainsi qu’aux personnes physiques et morales en lien avec le déclarant, conformément à la loi du 21 mars 2022.

Sont notamment interdites les mesures suivantes :

• licenciement, rétrogradation ou dégradation des conditions de travail

• harcèlement, menace, intimidation ou discrimination

• traitement défavorable dans les achats, contrats ou relations commerciales

• rupture de contrat ou refus de collaboration future en raison d’un signalement

• tout autre désavantage direct ou indirect lié au signalement

5.2 Conséquences en cas de représailles

Les représailles constituent une violation de la présente politique. Elles peuvent entraîner des mesures disciplinaires pour les salariés et des mesures correctives, la suspension ou la rupture de la relation contractuelle ou commerciale pour les tiers, dans le respect du droit applicable. Les faits graves peuvent être transmis aux autorités compétentes.

5.3 Confidentialité et évaluation des risques

Les informations sont accessibles selon le principe du besoin d’en connaître. ODETEC évalue les risques de représailles ou d’atteinte à la confidentialité et met en place des mesures de protection proportionnées, notamment :

• accès restreint aux informations et aux pièces du dossier

• exclusion de la personne mise en cause du traitement ou de la décision

• recours à un tiers indépendant lorsque cela est approprié

• conservation sécurisée des dossiers

• suivi avec le déclarant concernant tout risque de représailles

• mesures disciplinaires ou contractuelles en cas de représailles ou de violation de la confidentialité

6. Communication, conservation et protection des données

Lorsque les coordonnées sont disponibles, ODETEC informe le déclarant des étapes essentielles et de l’issue du traitement selon le calendrier ci-dessus. ODETEC conserve de manière confidentielle les réclamations, décisions et mesures de suivi pendant la durée compatible avec les obligations légales et réglementaires applicables. Les données à caractère personnel recueillies dans ce cadre sont traitées conformément au RGPD et au référentiel de la CNIL relatif aux dispositifs d’alertes professionnelles ; les données relatives à un signalement classé sans suite sont détruites ou archivées dans les délais prévus par ce référentiel.

7. Accessibilité

La présente politique est publiée sur le site internet d’ODETEC (odetec.fr), sur une page dédiée et accessible à l’ensemble des parties prenantes. Le mécanisme peut également être rappelé dans les contrats, documents fournisseurs, documents d’intégration et autres communications pertinentes.

8. Mise en œuvre et révision

La présente procédure est établie après consultation du comité social et économique (CSE) et son existence est rappelée dans le règlement intérieur, conformément au code du travail.

La politique est revue au moins une fois par an et lors de toute évolution juridique, réglementaire, organisationnelle ou des exigences B Corp.